10 Consejos Prácticos para tener Mejores Videoconferencias

Aunque para muchos emprendedores y trabajadores las comunicaciones vía internet mediante plataformas virtuales eran una práctica regular, un gran número de personas acostumbraba a realizar la mayor parte de sus reuniones (o todas) de manera presencial.

En tiempos de pandemia eso ha cambiado y de forma drástica.  Por ello, las videoconferencias ya no son la excepción sino la nueva regla.

Pero tener una reunión efectiva en el mundo virtual va más allá de encender la computadora, conectarte a internet y acceder a una plataforma para reuniones o colaboración.  Hay ciertas prácticas que, si las adoptas, te ayudarán a tener mejores videoconferencias y mejores resultados.

Antes de entrar en materia y compartir los 10 consejos prácticos para tener videoconferencias exitosas, revisemos algunos conceptos esenciales.

¿Qué es una videoconferencia?

Es una comunicación que implica la transmisión de sonido e imagen. Por ende sus participantes pueden mantener una conversación virtual en tiempo real con video, sonido y texto, a través de Internet.

Esto permite que personas que se encuentran en diferentes ubicaciones o puntos geográficos, se comuniquen de forma interactiva y dinámica como si estuvieran en la misma sala de juntas.

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Aunque las videoconferencias pueden tener variados propósitos, típicamente se utilizan para manejar todo tipo de reuniones de negocios, desde juntas para presentar resultados, hasta sesiones de planificación, trabajo y organización.  También son muy útiles para capacitación y enseñanza.

Una videollamada parte de la misma base, la diferencia es la intención.  Esta es una llamada que en vez de usar solo audio, como suele suceder en una llamada telefónica tradicional, permite a los interlocutores observarse mientras conversan.

El hecho de poder mirar a la(s) persona(s) con quien(es) habla(s) facilita la conexión y permite observar le lenguaje corporal que es tan importante en la comunicación humana.

Cuáles son algunas de las ventajas y beneficios de las Videoconferencias

  • Reducen tiempo, costos y acortan las distancias.  Las personas ya no requieren desplazarse de un sitio a otro para celebrar una reunión. Desde donde se encuentren, siempre y cuando tengan un dispositivo con el cual conectarse a internet y una buena señal disponible, pueden efectuar sus reuniones.
  • Si son manejadas de manera efectiva, pueden ayudar a incrementar la productividad de los equipos de trabajo, maximizar el tiempo del personal y estimular la participación e integración de las personas.
  • Pueden ayudar a agilizar la toma de decisiones ante una situación de emergencia, un conflicto o problema.
  • Existe la alternativa de grabarlas.  Estas grabaciones pueden funcionar como guía para otras personas dentro de la organización, o quedar como constancia cuando se tratan temas relevantes.
  • Varias de las plataformas más conocidas ofrecen la opción de dividir a los asistentes en salas separadas.  Esto estimula el trabajo en equipo y permite la interacción entre diferentes grupos de personas.  En una sala de juntas física de tamaño pequeño o mediano y con un equipo numeroso, esto es difícil de lograr ya que al procurar compartir de este modo, el bullicio sería ensordecedor.
  • Relacionado con el punto previo, puedes sumar a más personas.  A veces los espacios físicos no son lo suficientemente grandes para poder incluir a todas las personas que deberían estar en una reunión.  Sin embargo, en el mundo virtual puedes celebrar diferentes modalidades de reuniones con un número amplio de participantes.
  • Aunque no es lo ideal, tienes la oportunidad de participar en una videoconferencia mientras te desplazas de un sitio a otro.  No recomendamos hacerlo mientras manejas, pero si vas como pasajero es una opción.

¿Quieres tener mejores videoconferencias? Te compartimos estos 10 consejos prácticos

La preparación previa es esencial. Como dijimos al inicio de esta entrada no se trata solo de encender, conectarse y acceder.  Si quieres tener videoconferencias exitosas la preparación previa es clave.

Evita improvisar o dejar todo para el último minuto.

A continuación te ofrecemos 10 sugerencias que consideran el antes y durante de tu videoconferencia.

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#1 Elige la plataforma más conveniente para tu audiencia y reunión

Existen múltiples plataformas que te permiten realizar videoconferencias.

Es posible que te inclines por escoger aquella con la que estás más familiarizada.  Sin embargo. toma en cuenta antes quién es tu audiencia y evalúa si la plataforma que vas a usar es amigable para ellos; si debes cumplir algún requisito de seguridad, debido a esto hay organizaciones que han restringido el uso de algunas plataformas; si el grupo cuenta con buenos equipos y conexión, hay plataformas que demandan más recursos de la computadora.

Por supuesto es importante que la que elijas, la manejes en un nivel entre aceptable y muy profesional, no menos.

Si por alguna razón debes utilizar alguna plataforma que conoces poco, procura ver varios tutoriales y realizar prácticas antes del gran día con amistades o allegados para elevar tu nivel.

#2 Genera la reunión y envía la invitación a tiempo

A menos que se trate de una videoconferencia de emergencia, debido a una crisis, o una reunión casual e informal, es importante que envíes la invitación a tiempo, por los canales más adecuados para tu audiencia.

Antes de hacer esto, has debido crear o generar la reunión en la plataforma elegida para obtener el enlace, o número de id e incluso contraseña (si la hubiese) para poder compartir estos datos al enviar la invitación.

Varias de las plataformas te permiten vincular estos enlaces a las agendas virtuales de las personas de modo que les llega la invitación como un evento y queda incluido en sus calendarios de Outlook o Google.

Si para ti es vital que la reunión tenga una buena asistencia, considera enviar un recordatorio un día antes o el mismo día de la reunión, horas antes, para asegurar la convocatoria.

#3 Define una agenda clara y precisa

Al igual que una reunión presencial, las videoconferencias requieren tener un propósito claro a fin de maximizar el tiempo y los resultados.

Las preguntas que debes hacerte son:  ¿cuál es el propósito de esta reunión?, ¿qué queremos lograr con ella o qué resultados deben generarse durante la misma? o ¿qué deben hacer los participantes una vez termine?

Una buena sugerencia, si estás bien organizada, es que compartas el propósito y la agenda al enviar la invitación.  De esa manera los asistentes llevan claridad sobre el tema a tratar en la reunión y pueden prepararse, en caso de requerirlo.

Esa agenda también es tu brújula durante el curso de la sesión para que se mantengan dentro de los tópicos críticos y se aseguren de salir con el resultado que querían lograr.

#4 Organiza con antelación tu material de apoyo

Ya sean cifras, análisis, imágenes o una presentación audiovisual más estructurada, asegúrate de dejarla lista a tiempo.  Por supuesto que pueden haber cambios de último minuto, pero que sean eso, cambios menores y no tu presentación completa.

Esto te permite revisarla varias veces para asegurarte que:

  • va libre de errores de contenido o de forma;
  • validar que tiene todos los datos o información pertinente;
  • que es coherente, tiene un buen diseño, e incluye los logos y usa los  colores alineados con tu mensaje o marca
  • has cargado o tienes los videos o imágenes de apoyo
  • se ve bien en diversos dispositivos (puedes realizar pruebas antes)

También te permite cargar esta presentación en la nube, pasarla a pdf, compartirla con algún compañero o imprimirla como respaldo. en caso que tengas problemas técnicos durante la reunión y debas continuar desde otro dispositivo donde tal vez no está cargada la presentación.

#5 Prepárate por si la Ley de Murphy entra en acción

En pocas palabras, la ley de Murphy dice que si algo puede salir mal, saldrá mal.  Edward Aloysius Murphy era ingeniero aeroespacial y formuló su ley en 1949 justo cuando experimentó un error crítico en su campo de trabajo.

Tal vez pienses en este momento “pues si va a salir mal, nada de lo que haga va a cambiarlo”.  No tienes forma de saberlo pero, si te preparas para escenarios complejos y retadores, reduces las probabilidades de que se malogre tu videoconferencia.

Lo primero es aceptar que con la tecnología aunque tengas muchas cosas bajo control todo se puede descontrolar.  Por ende, es indispensable aprender a mantener la calma y no dejar que tus nervios o malestar, si se da algún fallo, se apoderen de ti y proyectes eso durante la reunión.

Anticipa escenarios y piensa en posibles respuestas que podrías dar ante diferentes imprevistos o problemas técnicos.  Esto te ayudará a tener una mejor preparación mental y emocional en caso que surja algo inesperado.  Si puedes darle un toque de buen humor, aprovéchalo y mira como conectas el incidente con algún tema clave de tu reunión.

Si logras transmitir serenidad y confianza, aun con “el rancho ardiendo” los participantes mantendrán buena energía y esto te servirá como apoyo para emerger airosa.

Define planes alternativos de emergencia.  Evalúa diferentes posibilidades, ante todo aquellas que pueden ser más comunes en el área en la que te encuentras:  cómo puedes continuar la sesión si se te va la luz, o si la señal de internet es intermitente o la pierdes, o si tu computadora tiene un fallo y se apaga o se congela; o si se te va el audio.

Para muchas de estas situaciones hay alternativas.  Si las contemplas previamente vas a poder manejar de forma más profesional los imprevistos.

Considera utilizar un lugar con planta eléctrica, o tener unidades UPS; puedes usar tu teléfono móvil como modem o como fuente principal para compartir la presentación o transmitir tu video o audio.  En fin, opciones hay varias.  Asesórate, busca en internet y prepárate para tener una videoconferencia exitosa aun bajo las situaciones más desafiantes.

#6 Acondiciona el lugar desde el que vas a conectarte

Es muy natural que muchas videoconferencias se efectúen desde el hogar.  Lo ideal sería contar con una habitación privada, con buena iluminación, aislada de sonidos externos y con alternativas de fondos que luzcan profesionales.

Penosamente, esa no es la realidad de muchas personas.  A muchos les ha tocado improvisar y fluir desde lo que tienen disponible en este momento.

Piensa que ese sitio es tu escenario y antes de que inicie la función debes asegurarte que te brinda la mejor plataforma para lograr una puesta en escena memorable y efectiva.

Puntos que debes tener en cuenta a la hora de elegir el sitio para iniciar tu sesión virtual, ante todo si estás a cargo de presidirla.

  • Cuida la iluminación.  Si esa habitación o rincón no recibe una buena cantidad de luz natural durante el día prueba alternativas de iluminación. Asegúrate de tener un foco que provea suficiente luz e incluso una lámpara de apoyo.  Esa luz debe ayudar a que tu rostro se vea claro y bien iluminado, sin sombras o contrastes fuertes.  Evita, por otra parte, que genere destellos o brillos que distraigan o puedan incomodar a quienes te ven.  Si tu reunión es de noche, haz una prueba durante ese horario para validar que la luz que tienes funciona.
  • Verifica el encuadre.  Conéctate a la plataforma que usarás, enciende la cámara y prueba lo que abarca el encuadre.  Revisa qué cosas se ven detrás o alrededor tuyo; valida si son elementos que distraen.  Modifica el espacio a fin de que en el cuadro, no haya nada que se convierta en distracción al momento de tu intervención.  Si hay un punto que te gusta como queda, marca con cinta adhesiva donde debe ir la computadora y la silla, así no tienes que esforzarte en buscar cómo poner todo si debes repetir esta actividad.
  • Presta atención a los sonidos externos o cercanos.  Si no cuentas con una habitación aislada completamente de sonidos externos, busca la que te pueda ofrecer el espacio más silencioso posible.  Considera que si es un cuarto con baño y alguien lo utiliza mientras estás al aire y abre la puerta cuando todavía se escucha el sonido del inodoro,  se puede filtrar en tu sesión.  Si cosas como esta te suceden, usa tu sentido del humor.  Igual si previenes esto antes, puedes advertir a las otras personas en la casa que no ingresen en cierto horario a esa habitación o dejar algún letrero.  Cierra puertas o ventanas cercanas a este lugar para bloquear, en lo posible, ruidos externos.
  • Asegúrate de tener una silla cómoda y una buena postura.   Procura tener en tu sitio elegido una silla cómoda.  Si no cuentas con una ergonómica, prueba con almohadas o cojines que te ayuden a mantener tu espalda en una posición conveniente para ti.  Si quieres lograr mejores videoconferencias mantener un buen nivel de energía es importante y una silla incómoda que te provoque dolores, no abona para esta causa.
  • Elige fondos neutrales.  Aunque un fondo blanco pueda parecer aburrido y las propias plataformas te señalan que no es lo más recomendable, es preferible tener un fondo así o en algún tono neutral que algo con elementos recargados, colores estridentes o adornos llamativos.  Incluso algunos cuadros, por más lindos que sean, puede convertirse en un punto de foco y atracción visual, distrayendo con ello a los asistentes del mensaje que requieres comunicarles.  A menos que los colores o elementos que tengas de fondo refuercen una marca o mensaje, pueden restarle protagonismo a tu presentación.

En complemento al punto previo, algunas plataformas de reuniones ofrecen la opción de añadir fondos virtuales. Si los de tu habitación no funcionan, puedes diseñar y cargar uno que se alinee con tu presentación.

Sugerimos que lo pruebes en el lugar preciso desde el que harás la videoconferencia, porque a veces la iluminación hace que la persona parezca un fantasma o que partes del fondo brillen o se reflejen sobre tu imagen.

Otra opción es diseñar un fondo que incluya y resalte tu marca o mensaje.  En el caso específico de la plataforma Teams de Microsoft, tienes la posibilidad de poner tu fondo difuso o blur.  Esta puede ser una alternativa muy útil si tu fondo regular no es muy atractivo y no quieres estar preocupada por la luz y verte como un fantasma con un fondo virtual.


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#7 Cuida tu imagen

Si tus reuniones son de tipo laboral es importante que cuides tu imagen personal y presencia profesional.  En las reuniones con tu equipo de trabajo puede ser aceptable estar casuales o informales, pero si es una presentación a clientes actuales, prospectos, inversores u otra audiencia, ajena a tu círculo laboral cercano, invierte tiempo en tu arreglo.

Otra de las grandes ventajas de las videoconferencias es que suele salir tu plano medio, es decir tu rostro y parte de tu tronco.   Siendo así los puntos a los que debes prestarle especial atención son:  tu cara, tu cabello, cuello, manos y torso.

Patrick Ta, un reconocido maquillista de celebridades, señala que aunque estés bien descansada, muchas veces en las Webcam las personas lucen como si estuvieran cansadas.  Por ello da algunas sugerencias:

  • utilizar rubor en gel o crema porque son más vibrantes en vez de las versiones en polvo que tienden a crear un efecto más mate y opaco.  Sugiere que lo apliques con una brocha para que de la apariencia que ese brillo y rubor proviene de tu piel y no es algo aplicado a nivel externo.
cuida tu imagen para mejores videoconferencias
  • arregla y empareja el tono de tus cejas.  Siendo las cejas un marco para tu rostro, usar un tono natural para rellenarlas puede ayudar a que estén en su punto.
  • despierta tu mirada con resaltadores.  Añade un poco de luz a las esquinas internas de los ojos con resaltadores claros.  Así los ojos se verán más abiertos.
  • dale vida a tus labios.  Además de darle más color a tu rostro, puede ayudarte a levantar tu propio ánimo.

Cuando realices la prueba de cámara ponte la joyería que piensas utilizar (aretes, collares) para confirmar que no se generan destellos y todo luce bien en la pantalla.  Adecúa tu peinado.

En cuanto a la ropa, como lo que suele verse es la parte de arriba (a menos que requieras ponerte de pie en algunas partes de la presentación), busca colores que te favorezcan y que sean vivos.  Preferible un color sólido más que estampados.

#8 Práctica, práctica y más práctica

Bien lo dice el refrán, “la práctica hace al maestro”.  Aunque se trate de una presentación que dominas el practicar varias veces te ayudará a tener mejor proyección y mostrar seguridad.

La práctica también te sirve para ajustar el tiempo, probar diferentes formas de decir algo, incluso lograr decir el mismo mensaje poderoso con menos palabras.

Sugerencia:  graba el audio de tu práctica o incluso haz un video de tu práctica.  Puedes validar si repites mucho alguna frase o palabra (muletillas), si algún mensaje que transmites suena confuso o si te estás pasando de tiempo porque redundas sobre los mismos temas una y otra vez.  Verifica que tu pronunciación y dicción son buenas, así como el volumen de tu voz.

#9 Empieza la sesión puntual y asegúrate de conectar con tu audiencia

La puntualidad es importante, tanto para la hora de inicio, como el respeto de los tiempos de receso acordados (si tu reuníón es larga), así como para la hora de finalización.

Recuerda antes de iniciar, que tú vas a compartir un mensaje, pero que el objetivo es que tu audiencia lo reciba y actúe en consencuencia, es decir esto se trata más de ellos que de ti.

Si bien es cierto todos los pasos previos te van a ayudar a lucirte y quedar bien, ese no es el objetivo primoridal.  El propósito principal es que tu audiencia reciba el mensaje, la información o desarrolle un trabajo colaborativo con tu guía y que ellos disfruten la experiencia mientas se logra ese fin.

Si sigues los pasos previos, pero al momento de la videoconferencia estás fría, distante, distraída o más enfocada en salir del paso, y no buscas cómo conectar con los participantes es poco probable que logres el objetivo.

Presta atención a sus comentarios, al lenguaje corporal que puedas apreciar a través de la cámara.  Pídeles que mantengan sus cámaras encendidas, esto hace toda la experiencia más cálida y humana.

Piensa en dinámicas que pueden hacer más interactiva toda la reunión.  Involúcralos, pregúntales, escucha su retroalimentación eso sí, cuidando el tiempo.  Promueve la participación de todos.  Programa espacios de recesos para recargar energía, que vayan al baño, o tomen llamadas o atiendan asuntos claves.

También es válido que prepares algunos ejercicios físicos de estiramiento y movimiento.  Elige los que sean más sencillos y guíalos en el proceso de hacerlos.

Todas estas decisiones van a depender de la extensión de tu reunión.  Si es corta, tal vez no requieras recesos, pero si va a durar más de hora y media, es conveniente que los estimes.

#10 Piensa en un inicio y un cierre de impacto

Así como el inicio de la videoconferencia puede marcar mucho el como fluya, también el cierre es vital.

Prepara de antemano ambos.  El inicio te ayudará a enganchar desde temprano a los asistentes y el cierre te permitirá validar que salen de esta reuníon con los datos o información clave y listos para los pasos a seguir.

Un error típico que cometemos es no planificar esto, ante todo el cierre, y si no hay un buen manejo de tiempo finalizas de forma abrupta dejando en los participantes la sensación de que la reunión quedó inconclusa y no se definieron tareas, acciones a seguir o planes.

Procura guardar tiempo para tu cierre y piensa de antemano en un par de alternativas que te ayuden a confirmar que tu videoconferencia cumplió su cometido.

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Publicista y mercadóloga de profesión, Facilitadora y Consultora por vocación, bloguera de corazón, esposa y madre por elección consciente y feliz, enamorada de la vida.

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